Quelles infos une entreprise peut-elle vous demander ?
Mis à jour le · Par l’équipe Efface
Une entreprise a-t-elle le droit de me demander mon permis de conduire ou mon NAS ?
Au Québec, une entreprise ne doit recueillir que les renseignements personnels nécessaires, et c'est à elle de démontrer cette nécessité. Selon la CAI, une inspection visuelle d'une pièce d'identité suffit généralement, et en règle générale on ne peut pas vous refuser un service parce que vous refusez de donner un renseignement non nécessaire.
On vous demande votre permis pour louer un outil, votre date de naissance pour une carte de fidélité ou votre NAS pour ouvrir un compte ? Au Québec, la règle de base est simple : une entreprise ne doit recueillir que ce qui est nécessaire.
Le principe de nécessité
La Commission d'accès à l'information (CAI) explique que, selon la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, une entreprise ne doit recueillir que les renseignements personnels nécessaires. Selon la CAI, un renseignement est nécessaire si :
- 1l'objectif est réel, important et légitime ;
- 2la collecte est rationnellement liée à cet objectif ;
- 3il n'existe pas d'autre solution raisonnable moins intrusive ;
- 4l'effet utile est plus grand que le préjudice possible pour vous.
La CAI précise aussi que la simple utilité d'un renseignement ne le rend pas nécessaire, et qu'en cas de doute, il est considéré comme non nécessaire.
Qui doit le prouver ?
Selon la CAI, c'est à l'entreprise de démontrer que le renseignement demandé est nécessaire.
Les pièces d'identité
D'après la fiche de la CAI pour les citoyens :
- Si l'entreprise doit confirmer votre identité, elle peut vous demander de montrer une pièce d'identité. Une inspection visuelle rapide suffit généralement.
- Dans la majorité des cas, photographier, photocopier ou numériser la pièce, ou en noter le numéro pour vous identifier, est contraire au principe de nécessité.
- Certaines lois obligent toutefois des entreprises à noter le numéro d'une pièce d'identité. La CAI cite la loi fédérale sur le recyclage des produits de la criminalité, par exemple pour une demande de carte de crédit.
| Pièce | À quoi elle sert, selon la CAI |
|---|---|
| Permis de conduire | Prouver qu'une personne peut conduire |
| Carte d'assurance maladie | Prouver la couverture du régime public, pour des soins ou services de santé |
| Passeport | Identification à l'international ou aux frontières |
| Numéro d'assurance sociale | Impôt, emploi et programmes sociaux |
Que faire si on vous demande trop
- 1Demandez pourquoi le renseignement est nécessaire et à quoi il servira.
- 2Proposez de montrer votre pièce sans qu'elle soit copiée.
- 3Selon la CAI, en règle générale, un bien ou un service ne peut pas vous être refusé parce que vous refusez de fournir un renseignement non nécessaire.
- 4Si vous jugez qu'une entreprise demande des renseignements non nécessaires, vous pouvez déposer une plainte à la CAI.
Vos infos déjà diffusées
Si vos coordonnées se retrouvent déjà sur des annuaires ou des sites de recherche de personnes, voir Demander l'effacement de vos infos avec la Loi 25 et notre modèle de lettre. La recherche gratuite d'Efface vous montre où elles apparaissent. Efface peut aussi demander le retrait pour vous : premier mois gratuit, puis 14,99 $ par mois, taxes en plus.
Questions fréquentes
- Mon consentement suffit-il pour qu'une entreprise prenne n'importe quelle info ?
- Non. Selon la CAI, le critère de nécessité passe avant le consentement : il doit être évalué avant même de demander votre accord.
- Un commerce peut-il photocopier mon permis pour un retour de marchandise ?
- La CAI indique que, dans la majorité des cas, copier une pièce d'identité pour vous identifier est contraire au principe de nécessité. Le contexte compte : demandez la raison.
- Montrer ma carte, est-ce une collecte ?
- Selon la CAI, le simple fait de voir une pièce d'identité est considéré comme une collecte, même sans conservation. L'entreprise doit donc aussi avoir une raison de la voir.
Tout ça se fait sans nous. Le problème, c’est qu’il faut le refaire sur des centaines de sites, puis recommencer quand l’information réapparaît. C’est le travail qu’Efface fait à votre place.
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