Comment savoir quels fichiers un ministère a sur moi ?
Mis à jour le · Par l’équipe Efface
Comment savoir quels fichiers de renseignements personnels un ministère détient et à qui il les communique ?
Selon la Commission d'accès à l'information, les ministères et certains organismes doivent diffuser sur leur site Web l'inventaire de leurs fichiers de renseignements personnels et leur registre des communications faites sans consentement.
Avant de faire une demande d'accès, vous pouvez souvent voir en ligne quels types de fichiers un ministère tient et à qui il a transmis des renseignements. Selon la Commission d'accès à l'information (CAI), certains documents sont publics par défaut.
Les documents à chercher
Selon la CAI, même sans demande d'accès, les ministères et certains organismes doivent entre autres rendre accessibles sur leur site Web :
| Document | Utilité pour vous |
|---|---|
| L'inventaire de leurs fichiers de renseignements personnels | Voir quels fichiers de renseignements personnels l'organisme tient |
| Leur registre de communications de renseignements personnels sans consentement | Voir les communications faites sans le consentement des personnes |
| Les documents déjà transmis en réponse à des demandes d'accès | Voir ce qui a déjà été rendu public |
| Leur plan de classification des documents | Comprendre comment les documents sont organisés |
Étapes
- 1Allez sur le site Web du ministère ou de l'organisme. Selon la CAI, ces documents sont généralement réunis dans une section nommée Accès à l'information ou Diffusion de l'information.
- 2Consultez l'inventaire des fichiers.
- 3Consultez le registre des communications. Selon la CAI, les organismes soumis au Règlement sur la diffusion de l'information doivent le rendre accessible sur leur site Web, en y masquant les renseignements non accessibles.
- 4Si le registre n'est pas en ligne, demandez-le. Selon la CAI, la loi prévoit explicitement que les personnes peuvent demander accès à ce registre.
- 5Pour obtenir vos propres renseignements, voir Demander une copie de vos renseignements personnels.
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Faites la recherche gratuite d'Efface pour voir si vos infos se trouvent sur des sites de recherche de personnes. Efface peut aussi les faire retirer. Premier mois gratuit, puis 14,99 $ par mois, taxes en plus.
Questions fréquentes
- Ma ville doit-elle publier ces documents ?
- Selon la CAI, les organismes des réseaux municipal, scolaire et de la santé et des services sociaux ont moins d'obligations en matière de diffusion proactive. Vous pouvez déposer une demande d'accès.
- Qu'est-ce qui est inscrit au registre ?
- Selon la CAI, les communications faites sans le consentement des personnes concernées dans les situations prévues par la loi, par exemple une communication dans le cadre d'une entente.
- Et si je crois qu'on a mal communiqué mes renseignements ?
- Voir Porter plainte à la Commission d'accès à l'information.
Tout ça se fait sans nous. Le problème, c’est qu’il faut le refaire sur des centaines de sites, puis recommencer quand l’information réapparaît. C’est le travail qu’Efface fait à votre place.
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