À qui écrire dans une entreprise pour mes renseignements personnels ?
Mis à jour le · Par l’équipe Efface
Comment trouver la personne responsable des renseignements personnels dans une entreprise au Québec ?
Selon la Commission d'accès à l'information, c'est par défaut la personne ayant la plus haute autorité dans l'entreprise, qui peut déléguer cette fonction par écrit. Le titre et les coordonnées du responsable doivent être publiés sur le site Web de l'entreprise.
Pour consulter, corriger ou faire retirer vos renseignements, il faut écrire à la bonne personne. Au Québec, chaque entreprise a un responsable de la protection des renseignements personnels.
Qui est le responsable ?
Selon la Commission d'accès à l'information (CAI), c'est par défaut la personne ayant la plus haute autorité dans l'entreprise, par exemple son dirigeant. Selon la même page, elle peut déléguer cette fonction par écrit, en tout ou en partie, mais elle demeure imputable.
Comment le trouver
- 1Cherchez sur le site Web de l'entreprise. Selon la CAI, le titre et les coordonnées du responsable doivent y être publiés.
- 2Regardez la politique de confidentialité, souvent en bas de page. Selon la CAI, une organisation qui recueille des renseignements par un moyen technologique doit en publier une.
- 3Pas de site Web ? Selon la CAI, l'entreprise doit informer le public par tout autre moyen approprié. Demandez-le au service à la clientèle.
- 4Relisez ce qu'on vous a dit à la collecte. Selon la CAI, au moment de recueillir vos renseignements, l'organisation doit notamment vous informer des coordonnées du responsable.
Ce qu'il doit faire pour vous
Selon la CAI, le responsable doit notamment :
| Tâche | Détail |
|---|---|
| Traiter les demandes d'accès et de rectification | Répondre dans les 30 jours. L'absence de réponse équivaut à un refus |
| Vous aider | Si votre demande n'est pas assez précise, ou si vous le demandez, il doit vous aider à identifier les renseignements |
| Motiver un refus | Indiquer la disposition de loi et, sur demande, vous aider à comprendre le refus |
| Chercher sérieusement | Faire un repérage complet et sérieux des renseignements visés |
| Traiter les demandes de cessation de diffusion et de désindexation | Répondre aux demandes écrites |
Que mettre dans votre lettre
- 1Votre nom et ce qui permet de vous identifier comme client.
- 2Ce que vous demandez : accès, rectification, cessation de diffusion ou autre.
- 3Les renseignements visés, aussi précisément que possible.
- 4La date d'envoi, pour calculer le délai.
Pour un modèle, voir notre guide Modèle de lettre de demande de retrait Loi 25.
Voir aussi nos guides Une entreprise peut-elle confier mes infos à un sous-traitant ? et Une entreprise est vendue, que deviennent mes infos ?.
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Faites la recherche gratuite d'Efface pour voir si vos infos se trouvent sur des sites de recherche de personnes. Efface peut aussi les faire retirer. Premier mois gratuit, puis 14,99 $ par mois, taxes en plus.
Questions fréquentes
- L'entreprise doit-elle déclarer son responsable à la CAI ?
- Non. Selon la CAI, la Commission n'a pas à en être informée.
- Que faire si le responsable refuse ?
- Selon la CAI, vous pouvez contester un refus ou une réponse insatisfaisante en exerçant un recours devant la Commission. Voir notre guide Porter plainte à la Commission d'accès à l'information.
Tout ça se fait sans nous. Le problème, c’est qu’il faut le refaire sur des centaines de sites, puis recommencer quand l’information réapparaît. C’est le travail qu’Efface fait à votre place.
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